Pour gagner en productivité, suivez ces 21 conseils pratiques !

Dans notre monde trépidant d’aujourd’hui, où le temps est précieux et les sollicitation incessantes, il est essentiel de trouver des moyens de gagner en productivité. Que vous soyez un entrepreneur chevronné ou un novice ambitieux, maximiser votre efficacité et apprendre à optimiser votre temps sont devenues des compétences clés pour réussir dans un environnement ultra-compétitif.

Parce que se tuer à la tâche n’est plus de mode !

Ce n’est pas la quantité d’heures travaillées qui devrait vous importer, mais bien la qualité de ce temps consacré au travail.

Je vous propose donc dans cet article des méthodes, des astuces, et des axes de réflexion sur le sujet. Pour transformer votre approche, exploiter votre plein potentiel et accomplir des réalisations remarquables dans tous les aspects de votre vie. J’espère que cela vous inspirera fortement !  

🔥 A lire aussi sur le sujet : La 25ème heure, secrets de productivité

➡️ Gagner en productivité = mieux gérer son temps

Dans cette première partie, j’ai regroupé des stratégies et des astuces pratiques pour gagner en productivité en maximisant votre efficacité.

Repenser votre approche de la gestion du temps vous permettra de rester concentré sur les tâches essentielles.

Pitié, je n’inscris même pas la sacro-sainte To Do List dans ce chapitre parce qu’aujourd’hui TOUT le monde la pratique…

Sauf que faire des TDL à rallonge dans lesquelles vous vous noyez régulièrement ne sert à rien. Autant la compléter avec d’autres méthodes non ?

🔥 A lire tout de même sur le sujet : Quelle est la meilleure appli To Do List ?  

1. Appliquer la règle des 80/20

Commencez par identifier les 20% de tâches qui génèrent 80% des résultats. C’est le principe de la loi de Pareto.

Concentrez-vous donc sur ces tâches clés pour gagner en productivité. Et obtenir des résultats significatifs en moins de temps et d’efforts. Vous pourrez alors focaliser votre énergie à l’endroit où elle aura le plus d’impact (votre fameuse « zone de génie »)

Une manière de travailler de manière efficace pour atteindre vos objectifs plus rapidement.  

2. Pratiquer la gestion du temps basée sur les priorités

Cette autre méthode consiste à établir des priorités claires et à hiérarchiser vos tâches en fonction de leur importance et de leur impact. Ainsi, vous évitez de vous disperser et de perdre du temps.

Mais attention ! Un aspect fondamental d’un travail plus productif consiste aussi à savoir hiérarchiser les tâches afin qu’elles fonctionnent pour vous.

En pratique donc, vous pouvez décider de commencer soit par la tâche la plus facile soit au contraire, par la plus compliquée.

Comme disait notre cher ami Mark Twain :

Création personnelle. Merci de me citer si vous l’utilisez

3. Établir des plages horaires dédiées aux tâches spécifiques

Organisez votre emploi du temps avec des blocs-temps dédiés à des types de tâches spécifiques. Cela permet de se concentrer pleinement sur chaque type de tâche.

Améliorer votre concentration vous permettra de gagner en productivité de manière mécanique.

De plus, vous réduisez le temps perdu à passer d’une activité à l’autre. En structurant votre emploi du temps de cette manière, vous en ferez davantage, et plus vite.  

4. Passer au mono-tâche pour gagner en productivité

Cette idée est complètement corrélée à la précédente.

Le mono-tâche vise à concentrer toute votre attention à une seule activité, en évitant de vous disperser sur divers sujets. Hyper efficace pour mieux gérer votre temps et améliorer votre capacité à en faire plus.

C’est une habitude régulière à prendre, qui permet d’atteindre plus rapidement cet état de flow grâce auquel on produit le plus de résultats.

Car c’est prouvé : le « multi-tasking » (dont se glorifient souvent les boulimiques de travail) est non seulement inefficace, mais même dangereux.  

5. Pratiquer la discipline numérique

Apprendre à résister aux tentations numériques (= toutes les distractions liées aux appareils électroniques) c’est la BASE. Et le plus simple à faire !

En mettant en place des stratégies pour mieux gérer votre utilisation des technologies, vous pourrez optimiser votre temps de travail et accroître votre productivité.

C’est une habitude essentielle à prendre, si vous ne voulez pas avoir l’impression de perdre votre temps en étant sans cesse dérangé.e. Et pas d’excuses : ce choix-là vous appartient totalement.  

6. Désactiver les notifications de son téléphone

Et bien évidemment la discipline numérique commence par là.

Rien de pire que les notifications de votre smartphone pour ruiner la concentration et donc la productivité !

D’autant qu’outre le sujet de  l’interruption à traiter, il faudra au minimum 3 minutes à votre cerveau pour se reconnecter à la tâche en cours. C’est la loi de Carlson :

Le temps perdu à cause de l’interruption d’une tâche est supérieur au temps de l’interruption.

Donc coupez tout et retournez votre appareil face sur la table ou bien mettez-le en mode avion. Le monde ne va pas s’arrêter de tourner pendant ces 2 heures où vous serez en ‘deep work’.  

7. Éliminer TOUTES les distractions

Oh que oui, il y a encore bien d’autres distractions qui peuvent vous détourner de vos tâches… Qu’il s’agisse de soucis d’environnement, de poste de travail, d’horaires dédiés, etc.

Là encore, tout est affaire de discipline et d’organisation.

Plus globalement, vous devez (vous) imposer de vraies règles pour éliminer toutes les distractions quand vous avez décidé de gagner en productivité. Et ensuite vous y tenir sans faillir.  

➡️ S’organiser et automatiser pour gagner en productivité

Dans cette seconde partie j’ai regroupé des conseils pour des pratiques plus efficaces en matière d’organisation, grâce à des outils et à des techniques d’automatisation.

Il y a aujourd’hui énormément d’outils disponibles pour cela.

En les intégrant dans votre façon de travailler, vous allez gagner du temps et améliorer votre efficacité globale de manière exponentielle.

N’hésitez pas à tester beaucoup de choses, pour vous constituer ensuite votre petit cocktail de productivité personnelle.  

8. Utiliser des applications dédiées

Prenez le temps de rechercher et tester des applications de gestion des tâches, de planification et de prise de notes. Il y en a tellement !

Ces outils numériques peuvent vous aider à suivre vos projets et à mieux gérer vos priorités. Au choix par exemple vous avez Notion, mais aussi Trello, Asana, Monday, Evernote etc.

Pensez aussi tout simplement à toutes ces petites extensions (sur les navigateurs) qui facilitent la vie en évitant d’ouvrir l’application dédiée. Je l’ai déjà dit, je suis hyper-fan !  

🔥 A lire absolument sur le sujet : Découvrez la magie des extensions Google  

9. Automatiser vos process pour gagner en productivité

Certaines tâches répétitives ou chronophages peuvent être facilement gérées avec des outils d’automatisation.

Certes, il vous faudra peut-être un peu de temps pour identifier vos process qui peuvent être automatisés, et ajuster ensuite une habitude d’automatisation.

Mais une fois que vous l’aurez fait, vous serez en mesure de trouver des tonnes d’opportunités pour gagner un temps précieux. Temps que vous pourrez alors consacrer à des tâches beaucoup plus stratégiques.

L’outil le plus connu ici est Zapier, mais il y aussi IFTTT (un dinosaure du web mais qui fait toujours le job !)  

10. Configurer mieux votre espace de travail

N’en déplaise aux irrémédiables bordéliques qui soutiennent le contraire, je fais partie de ceux qui pensent que l’on travaille mieux dans un espace agréable, propre et organisé.

Un espace bien aménagé favorise le bien-être au travail et la productivité, de nombreuses études en entreprise l’ont démontré.

Donc optimisez votre environnement en organisant votre bureau. Rangez, nettoyez, éliminez les pollutions visuelles et veillez à ce que tout soit à portée de main.  

11. Revenir au stylo/papier à l’ancienne

Un conseil qui semble contre-intuitif dans un monde de plus en plus connecté ? Bah non en fait.

L’utilisation du stylo et du papier peut stimuler la créativité, faciliter la mémorisation et surtout offrir une pause numérique bien méritée !

Et c’est une telle satisfaction de cocher les éléments d’une liste une fois accomplis…

Alors je vous invite à redécouvrir les plaisirs de la prise de notes manuscrites et de la planification sur papier (sans vous laisser déborder ensuite évidemment…)

Et puis rien ne vous empêche de mélanger les deux mondes, histoire de tirer le meilleur parti de chacun.

Personnellement c’est comme cela que je fonctionne.  

12. Utiliser des raccourcis clavier = gagner en productivité

Certes, c’est un coup de main à prendre, tout comme taper avec plus que 2 doigts.

Familiarisez-vous avec les raccourcis clavier pour les tâches courantes et les logiciels que vous utilisez régulièrement.

Ces astuces permettent de gagner un temps fou en évitant de passer par des menus ou des clics répétitifs.

Et songez de plus que les avantages que vous offrent les raccourcis clavier se cumulent au fil du temps !

Car au fur et à mesure que vous gagnez quelques secondes ici et là tout au long de la journée, ce temps gagné finit par s’additionner en minutes et en heures.

🔥 A lire donc sur le sujet : Les raccourcis Windows à connaître absolument  

13. Déléguer et externaliser c’est aussi gagner en productivité

Identifiez les tâches qui peuvent être déléguées ou externalisées, et prenez déjà l’habitude de les expliciter/écrire en détails, en vue de les faire effectuer par quelqu’un d’autre un jour.

Parce qu’il arrivera un moment où vous ne pourrez plus faire autrement si votre business se développe bien (et c’est tout le bien que je vous souhaite !)

Alors anticipez, et sautez le pas quand cela devient nécessaire, sans attendre d’être à 150% de votre capacité.

Cela vous permettra de vous concentrer sur les aspects stratégiques de votre entreprise et de réduire votre charge de travail. Et vous serez automatiquement plus productif ou productive.  

14. Avoir (maintenant) recours à l’IA

N’hésitez pas à explorer comment l’intelligence artificielle peut être utilisée pour automatiser certaines tâches répétitives et vous faire gagner du temps. Il y a bien d’autres outils que ChatGPT qui peuvent vous aider à travailler plus vite !

Reconnaissance vocale, assistants virtuels, traducteurs, correcteurs, chabots, analyse des données, etc. Ces technologies révolutionnaires améliorent de manière spectaculaire votre productivité et vous libèrent pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.

🔥 A découvrir : Comment ChatGPT peut vous aider dans votre marketing digital

➡️ Soigner votre équilibre et votre bien-être

Pour finir, n’oubliez jamais à quel point il est primordial de prendre soin de vous en tant qu’entrepreneur.e !

Gagner en productivité ne se limite pas seulement à vouloir travailler mieux ou moins, mais aussi à améliorer votre bien-être physique ET mental.

En intégrant les pratiques qui suivent, vous pourrez atteindre un équilibre sain entre votre vie professionnelle et personnelle, favorisant ainsi votre épanouissement global. Et par là même votre productivité.  

15. S’offrir des pauses actives

Intégrez des pauses régulières tout au long de la journée pour vous détendre, vous ressourcer et maintenir votre niveau d’énergie.

Les pauses actives, telles que la marche ou la méditation, ont pour effet de revitaliser le corps et d’améliorer la concentration.

De plus, réserver du temps à la réflexion est toujours une bonne idée !

Plutôt que de foncer tête baissée dans votre (longue) liste de tâches, posez-vous quelques minutes pour analyser froidement la situation et voir où et comment vous pouvez l’améliorer.  

16. Pratiquer le CEO Day

Et comme suite à l’idée précédente, je conseille d’avoir régulièrement recours au CEO Day.

Et pas besoin d’avoir bâti une multinationale pour cela !

Quelle que soit la taille de votre structure, vous devriez consacrer une journée ou demi-journée de manière exclusive à votre entreprise.

La périodicité sera à voir selon votre activité et vos besoins : une journée par semaine, mois ou trimestre.

Mais dans tous les cas c’est un rendez-vous que vous dédiez à votre stratégie, vos projets, bref à votre business à vous.  

17. Instaurer des rituels matinaux

Je ne dis pas de vous lancer dans un Miracle Morning de malade impossible à tenir question horaires et vie sociale (j’ai testé…)

Mais vous devriez tout de même mettre en place une bonne routine matinale qui vous préparera mentalement et physiquement pour la journée à venir.

Des activités telles que l’exercice physique, la méditation, la lecture inspirante ou le journaling (voire un cocktail !) vont clairement vous aider à démarrer la journée de manière positive et énergisante.

Et comme toute routine, l’important n’est pas tant de la démarrer que de la maintenir à long terme.  

18. Adopter une alimentation équilibrée

Celles et ceux qui me connaissent bien savent que c’est l’un de mes chevaux de bataille favoris !

Quand on est à son compte, on a tellement vite fait de négliger ce point essentiel. En prenant l’habitude de sauter des repas, de manger sur le pouce ou de grignoter, de manger tout et n’importe quoi…

Donc s’il vous plaît, accordez une attention particulière à votre alimentation en adoptant une approche équilibrée et nutritive.

Une alimentation saine vous fournira l’énergie nécessaire pour soutenir votre bien-être global et par conséquent gagner en productivité.

N’oubliez jamais que votre corps est votre premier outil de travail (quel que soit votre âge…)  

19. Gagner en productivité = prendre du temps pour soi !

Investissez aussi dans votre santé mentale en pratiquant des activités qui vont vous détendre et vous ressourcer.

Que ce soit la méditation, le yoga, la thérapie ou simplement prendre du temps pour vous-même, votre bonne santé mentale conditionne aussi votre bien-être. Ces moments-là devraient même être inscrits dans votre agenda, tout comme le reste !

Et souvenez-vous : ce temps-là vous devez vous l’offrir à vous en priorité.

Certes, vous pouvez l’utiliser à votre guise, mais l’idée n’est surtout pas de vous créer à la place de nouvelles obligations à tenir (famille, enfants, etc.)  

20. Développer des compétences en gestion du stress

Il existe de nombreuses techniques de gestion du stress pour faire face aux pressions et aux défis de la vie professionnelle : exercices de respiration, gestion des émotions, etc.

N’hésitez pas à y avoir recours pour vous aider à maintenir un bon équilibre émotionnel et à gérer votre stress de manière constructive.

Et puis il y a une autre tactique fondamentale dans la gestion du stress : demander de l’aide. Tout simplement…

Et pas de honte à avoir ! Il vaut mieux demander de l’aide que de lutter seul.e. dans son coin et finir par s’effondrer.  

21. Et pour finir, apprendre à dire NON

C’est peut-être la recommandation la plus importante de cette longue liste de conseils !

Si vous voulez gagner en productivité, commencez donc par ne pas ou ne plus travailler à la place des autres. Quoi qu’on vous demande.

Rassurez-vous, on ne va pas pour autant moins vous aimer ou moins vous respecter…

Mais établir des limites claires vous permettra de préserver votre énergie et votre temps. Et vous aidera à rester productif et efficace, en vous concentrant seulement sur ce qui est vraiment important pour vous.

Donc identifiez bien vos limites et apprenez à dire fermement NON aux demandes qui ne correspondent pas à vos priorités ou qui menacent votre équilibre.  

➡️ Pour conclure

Vous l’avez compris, le véritable secret  pour gagner en productivité, c’est surtout d’apprendre à travailler mieux ou autrement !

N’oubliez pas aussi que la recherche de productivité est une démarche très personnelle. C’est pourquoi vous devez trouver ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Alors expérimentez et ajustez les conseils qui précèdent en fonction de votre façon de travailler et de vos préférences.  

Mes 3 derniers conseils pour vous aider à gagner en productivité :

1. Célébrez TOUTES vos victoires : reconnaître vos progrès, si petits soient-ils, et célébrer chaque étape accomplie vous encouragera à continuer sur la voie que vous suivez
2. Pratiquez l’auto-compassion : soyez donc indulgente avec vous-même quand vous faites face à des défis ou à des jours moins productifs ! La bienveillance envers soi-même est essentielle pour conserver une motivation intacte
3. Inspirez-vous des réussites des autres : lisez des histoires inspirantes de personnes qui ont réussi à gagner en productivité en faisant bouger les lignes. Leurs parcours pourront vous motiver et vous donner de nouvelles idées pour optimiser vos méthodes

En résumé, gagner en productivité est un objectif à long terme, et qui va bien au-delà de la seule sphère du travail.

C’est une démarche progressive qui nécessite patience, adaptation et expérimentation. Pour arriver à un équilibre harmonieux entre votre vie professionnelle et personnelle, tout en maximisant votre efficacité et votre réussite.

N’hésitez pas à me partager vos idées sur le sujet dans la section Commentaires.

Valérie Bernard Fondatrice de Gimme Social Web & Le Chemin des Boss

🌟 J’accompagne en priorité les femmes en reconversion qui se lancent dans l’entrepreneuriat. Je les aide à construire leur stratégie digitale et à faire décoller leur nouvelle activité de manière alignée et authentique. Mais vous pouvez aussi me contacter si vous avez de la moustache 😊

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