Quelle est la meilleure appli To Do List ?

En théorie, gérer sa liste de tâches ça ne devrait pas être bien compliqué. A la base, on prend un papier, un crayon, on écrit, et on barre au fur et à mesure… Easy Peasy. Sauf qu’aujourd’hui, on se dit qu’il doit bien exister une appli qui fait ça non ? Et là ô surprise, on constate que oui, il y a PLEIN d’outils, mais que tout le monde continue pourtant à chercher l’appli to do list idéale 🤔

Du coup, de nouveaux outils de productivité apparaissent régulièrement sur le marché… Étonnant non ? Pas tant que ça.

En fait, le suivi des tâches se révèle être toujours une expérience très personnelle.

Entre productivité et efficacité, organisation et procrastination, la plupart d’entre nous jonglent entre différents systèmes pour arriver à bien s’organiser au travail.

J’ai donc testé pour vous les différentes applications to do list existantes en ce début 2020, afin de trouver celle qui fera votre bonheur.

Je n’ai gardé que la crème de la crème, et je vous explique pourquoi. Evidemment, tous ces outils sont en anglais, mais certains disposent d’une version française.

🔥 A lire absolument sur le sujet : 21 conseils pratiques pour gagner en productivité

C’est quoi une To Do List ?

Rappelons le principe de base de la to do list (concept anglo-saxon inventé au début du 20ème siècle).

On y liste des tâches à faire, sans notion précise de jour et d’heure. C’est en cela qu’elle se distingue de l’agenda.

La tâche doit être biffée ou barrée quand elle est réalisée, ou bien reportée.

Ce système est intéressant parce qu’il permet à notre cerveau :

• de visualiser l’ensemble des tâches à accomplir, sans la pression de la date journalière
• de les prioriser
• éventuellement de les reporter s’il le faut
• et surtout de ressentir la (grande) satisfaction du devoir accompli quand on barre la tâche en question (et hop ! Un mini shoot de dopamine…)

C’est quoi une bonne appli To Do List ?

Ah là ça devient plus compliqué…

Car lorsqu’il s’agit de gérer sa liste de tâches, chacun.e a des critères différents en termes de choix, de présentation et d’organisation.

Néanmoins, on peut considérer qu’il y a des fonctionnalités de base qui doivent être assurées. Et ce sont ces critères-là que j’ai retenus.

Pour moi, une bonne appli to do list doit obligatoirement :

• Rendre l’ajout/l’organisation des tâches facile et rapide — idéalement, une tâche est ajoutée et catégorisée en quelques saisies ou frappes.
• Offrir plusieurs manières d’organiser les tâches — étiquettes, listes, projets et dates d’échéance sont tous utiles, et les meilleures applis proposent au moins plusieurs catégories comme celles-ci.
• Rappeler les délais imposés : notifications, widgets ou emails — les meilleures applications indiquent clairement quand une tâche doit être achevée.
• Offrir des interfaces utilisateur claires — une appli to do list bien conçue doit s’intégrer de manière fluide à votre flux de travail pour que vous puissiez revenir aux tâches en intermittence.
• Se synchroniser avec toutes les plateformes que vous utilisez — les plateformes varieront en fonction de votre utilisation personnelle, toutefois je n’ai pas retenu les applis ne pouvant pas se synchroniser entre le bureau et le mobile.

Avec un tel cahier des charges, il était clairement difficile de dénicher THE perle.

Il faut accepter de faire des compromis en fait, selon les outils.

J’espère toutefois que vous trouverez votre bonheur dans la liste ci-dessous.  

1. Pour équilibrer puissance et simplicité

Todoist (Windows, macOS, Android, iPhone, iPad, Web)  

Todoist n’est pas la plus puissante appli to do list que l’on peut trouver sur le Web. Et ce n’est pas non plus la plus simple.

On tient là un bon compromis : cette application équilibre puissance et simplicité, tout en tournant sur toutes les plateformes existantes.

C’est un argument de vente fort — ce qui est sans doute la raison pour laquelle Todoist est l’une des applis les plus populaires à l’heure actuelle, avec plus de 10 millions d’utilisateurs.

L’ajout de tâches s’effectue rapidement grâce au traitement du langage naturel (on tape « acheter du lait lundi » et la tâche « acheter du lait » est ajoutée avec le lundi suivant comme date d’échéance).

Vous pouvez ajouter de nouvelles tâches dans votre boîte de réception et les déplacer ensuite vers les projets concernés. Vous pouvez également définir des dates d’échéance.

Les utilisateurs premium peuvent créer des filtres et des étiquettes personnalisées, et il y a aussi quelques fonctions élémentaires de collaboration.

Todoist est suffisamment flexible pour s’adapter à la plupart des flux de travail, mais pas au point de vous submerger.

Au final, c’est une excellente première appli to do list à essayer, surtout si vous ne savez pas par où commencer.

Le prix de Todoist :

• Version gratuite : Oui
• Version payante : À partir de 3 $/mois

2. Pour les adeptes des calendriers et minuteries

TickTick (Android, Windows, macOS, iPhone et iPad, Web)  

TickTick est une appli to do list prometteuse qui offre un large éventail de fonctionnalités sur à peu près toutes les plateformes possibles.

L’ajout de tâches est rapide grâce au traitement du langage naturel. Il y a un raccourci clavier universel offert sur les versions bureau ainsi que des notifications épinglées et des widgets sur les versions mobiles, ce qui rend rapide l’ajout d’une tâche et vous permet de retourner à ce que vous faites.

Les tâches peuvent être organisées en utilisant des listes, des étiquettes et des dates d’échéances. On peut aussi ajouter des sous-tâches à n’importe quelle tâche.

TickTick offre tout ceci avec des applications qui donnent l’impression d’être natives — la version MacOS se distingue naturellement de celle de Windows compte tenu de la différence entre ces deux systèmes.

TickTick offre également d’autres fonctionnalités qui surpassent celles des autres.

Par exemple vous disposez d’une minuterie Pomodoro intégrée, vous permettant de démarrer une session de travail de 25 minutes pour n’importe laquelle de vos tâches.

Ensuite, il y a l’intégration de divers calendriers tiers vous permettant de voir vos tâches et vos rendez-vous en un seul emplacement unique.

Au final, les nombreuses fonctionnalités font que cette application de productivité est utile à envisager surtout si vous effectuez une synchronisation entre différentes plateformes.

Prix de TickTick :

• Version gratuite : Oui
• Version payante : À partir de 2,40 $/mois

3. Pour les adeptes de Microsoft

Microsoft To Do (Android, Windows, Web, iPhone et iPad)  

En 2015, Microsoft a racheté Wunderlist et a confié à cette équipe le soin de travailler sur une nouvelle application to do list. Microsoft To Do en est le résultat, et vous pouvez retrouver les caractéristiques de Wunderlist tout au long du projet.

L’interface principale est propre et conviviale, l’ajout de tâches est rapide, et il y a beaucoup de flexibilité en arrière-plan.

En fait, la principale caractéristique ici est l’intégration étroite avec l’univers Microsoft (on s’en doutait un peu…).

Les utilisateurs d’Outlook peuvent donc synchroniser leurs tâches à partir de cette application vers Microsoft To Do, ce qui signifie qu’il y a enfin un moyen de synchroniser les tâches Outlook vers le mobile.

Les utilisateurs Windows peuvent aussi ajouter des tâches en utilisant Cortana (l’assistant personnel intelligent de Microsoft) ou bien en tapant dans le menu Démarrer (par exemple vous pouvez taper « ajouter du riz à ma liste de courses » et le riz sera ajouté à une liste appelée « shopping »).

Pour rappel, Microsoft a fermé Wunderlist en 2020. Un outil de migration gratuit permettait toutefois de récupérer les tâches le moment venu.

Prix de Microsoft To Do :

• Version gratuite : Oui

4. Pour ceux qui veulent une appli to do list élégante

Things (macOS, iPhone, iPad)  

Les applications to-do-list ont souvent tendance à se diviser en deux catégories : les complexes et les minimalistes.

Things se situe entre ces deux mondes. C’est à peu près le plus bel éloge que l’on puisse faire à une appli to do list.

L’outil ne manque pas de fonctionnalités et pourtant, il reste toujours simple à utiliser, et beau à voir.

L’ajout de tâches est rapide, tout comme leur organisation, et il n’y a apparemment pas de fin à la manière de les organiser…

Les zones peuvent contenir des tâches ou des projets. Les projets peuvent contenir des tâches ou des en-têtes qui peuvent également contenir des tâches. Même les tâches peuvent contenir des sous-tâches si vous le souhaitez.

Effectivement au début ça peut sembler déroutant, mais on s’y fait très vite, ce qui montre vraiment à quel point l’outil est bien conçu.

D’autres applications offrent de telles fonctionnalités, mais Things le fait d’une manière toujours fluide ; vous pouvez rapidement en finir avec votre liste de tâches et revenir à tout ce que vous faites.

Ajoutez à cela des fonctionnalités telles qu’un outil à l’échelle du système pour ajouter rapidement des tâches, l’intégration avec votre calendrier afin que vous puissiez voir vos rendez-vous tout en planifiant votre journée, des raccourcis clavier intuitifs, des rappels avec des notifications natives et la synchronisation avec un iPhone et Application iPad.

Seul souci, cette application est donc réservée au monde Apple…

Un choix qui permet à l’équipe de se concentrer sur la fabrication d’un produit aussi propre. Si vous êtes un utilisateur Apple, vous vous devez d’essayer Things.

Prix ​​de Things :

• Version gratuite : Non
• Version payante : 49,99 $ pour macOS (essai gratuit de 15 jours), 19,99 $ pour iPad, 9,99 $ pour iPhone

5. Pour les accros aux systèmes organisationnels

Omnifocus (macOS, iPhone, iPad)  

Omnifocus intègre de base la flexibilité dans sa formule.

Cette application exclusive Apple a été développée autour de la philosophie Getting Things Done (ou l’Art de la productivité sans stress, de David Allen), ce qui lui confère une multitude de fonctionnalités permettant de s’adapter à presque tous les systèmes d’organisation possibles.

On peut créer par exemple trois types de différents projets selon la nécessité d’effectuer les tâches dans un ordre précis ou non.

Il y a par défaut six affichages principaux vous permettant d’organiser vos tâches par ordre de date d’échéance, de projets et de balises. Vous pouvez même ajouter d’autres affichages, dans la mesure où vous disposez de la version Pro.

On a bien compris : Omnifocus est le fantasme de tout utilisateur Apple expérimenté, avec plus de fonctionnalités que quiconque peut espérer en intégrer dans son flux de travail, ce qui est en partie recherché. Vous pouvez donc organiser vos tâches comme vous le souhaitez.

Evidemment, la synchronisation n’est disponible qu’entre les appareils Apple.

Il existe une version web, actuellement en phase de test, mais elle est surtout destinée à une utilisation occasionnelle.

Prix de OmniFocus :

• Version gratuite : Non
• Version payante : À partir de 99,99 $/an pour le plan récurrent. Également disponible en achat unique à partir de 39,99 $ (14 jours d’essai gratuit)

6. Pour les amateurs de jeux vidéo

Habitica (Android, iPhone and iPad, Web)  

On le sait, les amateurs de jeux vidéos sont nombreux, et cet univers est loin d’être réservé aux seuls ados…

Du coup Habitica, autrefois dénommé HabitRPG, fait appel aux principes de conception de jeux vidéos pour vous motiver à accomplir des tâches. Si vous êtes à la fois gamer et adepte du développement personnel, c’est fun et drôlement efficace.

On peut ajouter des tâches, des activités quotidiennes et des habitudes à une liste. Vous avez en plus un avatar qui grimpe de niveau quand vous accomplissez des tâches et qui subit des dégâts quand vous les rejetez.

On peut aussi gagner de la monnaie « in-game » en achetant des récompenses hors ligne, comme un snack, ou des items comme des armes ou même des chapeaux drôles.

C’est encore mieux lorsque vous vous joignez à quelques amis et que vous démarrez une partie. Vous pouvez tous combattre les boss ensemble, mais faites attention… Si vous ne finissez pas certaines tâches à temps, vos amis subiront des dégâts.

Si ce genre de game ne vous motive pas, alors rien d’autre n’y parviendra !

Y a-t-il des inconvénients ? Oui, Habitica n’est pas l’application idéale pour la gestion de projets à long terme. Vous aurez donc besoin pour cela d’avoir recours à d’autres applications.

Mais si la gestion des tâches vous rebute, Habitica mérite qu’on y jette un coup d’œil.

Prix de Habitica :

• Version gratuite : Oui
• Version payante : 5 $/mois

7. Pour les utilisateurs expérimentés de Google

Google Tasks (Web, Android, iPhone and iPad) Gmail et Google Agenda offrent depuis longtemps des services d’une liste de tâches intégrée, service resté longtemps indisponible sur mobile.

Il existe enfin maintenant une version Android et iPhone/iPad pour accompagner la version web.

L’application en soi est simple. L’ajout de tâches est rapide, en particulier si vous passez, bien évidemment, beaucoup de temps dans Gmail.

Toutefois il n’y a pas beaucoup d’offres organisationnelles. Il y a des dates d’échéance, des listes, et rien d’autre. Ce n’est donc pas l’outil de productivité le mieux fourni.

Mais n’oublions pas que sur le principe, la meilleure application to do list est celle qui est toujours accessible…

Donc si vous êtes le genre de personne à toujours avoir Gmail ouvert sur votre ordinateur, difficile pour toute autre application d’être plus pratique que Google Tasks, surtout maintenant avec les versions pour mobiles.

Prix de Google Tasks :

• Version gratuite : Oui

🔥 A lire aussi sur le sujet : Mon Top 15 des meilleures extensions Google Chrome  

8. Pour garder le contrôle de votre liste de tâches

todo.txt (Fichier plaintext ; apps pour Android, Windows, Mac, iPhone et iPad)  

La majorité des applis to do list ne vous donne aucun contrôle sur vos données.

Vos tâches sont enregistrées dans l’application, et non pas dans un document éditable dont la synchronisation est effectuée par les concepteurs de l’application. Si ce n’est pas votre truc, todo.txt est une bonne alternative.

L’idée est la suivante : votre to do list est un document de texte littéral qui est enregistré sur votre ordinateur.

Chaque ligne du document est une tâche. Un formatage standard permet le tri :

• Les lettres majuscules entre parenthèses (« ») définissent la priorité d’une tâche
• Les mots commençant par le signe plus (« +ToDoArticle ») assignent des tâches à un projet
• Les mots commençant par le signe @(« @computer) assignent un contexte à un projet
• Un « x » minuscule au début d’une tâche signifie qu’elle est terminée

Il y a d’autres ajouts, mais vous comprenez le principe : c’est un format pour organiser vos tâches dans un document texte.

Il y a une application officielle d’invite de commande pour ajouter et achever des tâches, toutefois, il y a aussi des interfaces graphiques pour la plupart des plateformes : Windows, TodoTxtMac pour macOS (voir ci-dessus), SwiftoDo pour iPhone, et Simpletask pour Android sont toutes des options intéressantes.

Ce n’est clairement pas une application pour les débutants, mais elle est extrêmement flexible une fois que vous arrivez à la maîtriser.

Si vous avez du mal à vous en tenir à un système, je vous recommande fortement d’essayer ce dernier.

Prix de todo.txt :

• Version gratuite : Oui

9. Pour travailler en équipe

Nozbe (Web, Windows, macOS, Linux, Android, iPhone et iPad)  

Vous aimeriez trouver un système GTD complet qui se synchronise en dehors de l’écosystème Apple ? Nozbe convient parfaitement.

Cette application to do list à la fois web et mobile offre des versions natives pour diverses plateformes et un large éventail de fonctionnalités organisationnelles.

Les tâches peuvent être triées selon les projets, et vous pouvez même créer des modèles de projet si votre travail a tendance à avoir une certaine répétition. Nozbe offre également des fonctionnalités de collaboration, ce qui signifie que vous pouvez l’utiliser pour organiser les tâches en équipe.

Au début l’application peut sembler un peu compliquée à utiliser en raison du grand nombre de fonctionnalités…

Mais prenez le temps de tout apprendre, et vous verrez que c’est moins compliqué que vous ne l’imaginez.

Prix de Nozbe :

• Version gratuite : Non
• Version payante : À partir de 8 $/mois (30 jours d’essai gratuit)

10. Pour les passionnés des raccourcis clavier

Remember the Milk (Android, iPhone and iPad, Web)  

Qui se souvient de Remember the Milk ? Sortie en 2015, cette application avait pas mal fait parler d’elle à l’époque, notamment pour sa disponibilité en français.

Elle est toujours là, discrètement compétente. Et reste l’une des meilleures options pour tous ceux qui adorent garder leurs mains sur le clavier.

La version de bureau de l’application permet d’ajouter facilement un ensemble de tâches consécutivement, et il y a aussi un module pour ajouter des tâches en utilisant Alexa ou Google Assistant.

Mais Remember the Milk propose également des versions mobiles très simples, ainsi qu’une synchronisation avec Outlook pour les utilisateurs Pro.

Autrement dit, c’est un excellent moyen d’ajouter rapidement des tâches et de les faire apparaître ailleurs. Essayez cette application si vous ne l’avez pas utilisée depuis un certain temps ; elle pourrait vous surprendre !

Prix de Remember the Milk :

• Version gratuite : Oui
• Version payante : À partir de 39,99 $/an

  🔥 A lire en complément : Les 30 raccourcis clavier Windows à connaître par cœur  

11. Et pour ceux qui oublient toujours d’utiliser leur appli to do list…

Any.do (Android, iPhone and iPad, Web)  

Any.do est une application mobile légère qui permet d’ajouter rapidement des tâches, de les regrouper en listes et d’ajouter des dates d’échéance.

Mais là où elle excelle vraiment, c’est avec sa fonction quotidienne « Planifier ma journée », qui vous oblige à programmer le moment où vous allez accomplir vos différentes tâches afin que vous vous souveniez de bien les accomplir.

Any.do s’intègre également parfaitement aux calendriers Google et Outlook, vous permettant de voir vos rendez-vous et vos tâches en un même endroit.

C’est exactement l’outil dont vous avez besoin si vous êtes le genre de personne qui ajoute des choses à une liste et les oublie ensuite…

La version web n’est pas aussi légère que la version mobile, car elle est parfois encombrée et n’offre pas beaucoup de raccourcis clavier.

Toutefois, la version mobile de Any.do constitue à elle seule une bonne raison d’essayer l’application.

Prix de Any.do :

• Version gratuite : Oui
• Version payante : À partir de 2,99 $/mois

Autres possibilités pour gérer sa liste de tâches

La liste ci-dessus vous présente des applications to do list dédiées, mais beaucoup d’autres outils de productivité peuvent aussi faire le job après tout.

En admettant bien sûr encore une fois que vous vouliez aller plus loin que le simple Post-It, l’agenda ou encore le bullet journal, tous trois écrits à la main… Vous pouvez trouver sur Canva de très beaux modèles de to do list et autres wish list à customiser.

Voici quelques idées à creuser si vraiment aucune des solutions ci-dessus ne correspond à ce que vous cherchez.

Ces outils ne présenteront pas toutes les fonctionnalités attendues (rappel des tâches, organisation etc) mais vous pourrez peut-être vous en contenter.

• Une petite mention ici à l’appli Do It Tomorrow qui, comme son nom l’indique, est un outil de prise de notes permettant au mieux de décaler ses tâches non effectuées au lendemain. Pour les spécialistes de la procrastination, pourquoi pas ?
• Tous les outils de gestion de projets comme Trello, Asana et Easy Note peuvent être utilisés en tant que to do list
• Les applications de prise de notes comme Evernote, OneNote (compris dans la suite Microsoft Office) et Google Keep peuvent aussi fonctionner très bien
• Sans oublier Simple Sticky Notes qui consiste simplement à coller des Post-it colorés virtuels sur votre écran d’ordinateur
• Voire à la limite une simple sheet (feuille) Google peut aussi convenir…

En fait, tout dépendra de votre aisance par rapport à l’outil choisi, et (un peu, voire beaucoup, voire surtout…) de votre constance à l’utiliser.  

Conclusion : il n’y a PAS de meilleure appli to do list !

Il est bien difficile en effet de choisir un outil en particulier parce qu’on touche là à l’organisation de chacun, et que personne n’aime sortir de sa zone de confort…

D’ailleurs, si vous décidez de prendre un nouvel outil, comptez au minimum entre 1 à 2 mois pour y être tout à fait à l’aise.

Profitez-en donc pour revoir peut-être d’autres habitudes de travail, toujours en vue d’améliorer votre productivité personnelle.

De toute façon, après tous ces tests, je peux vous dire une chose : si vous n’êtes pas immédiatement convaincu.e par la solution choisie, vous ne le serez jamais !

Et si vous avez d’autres idées, techniques ou systèmes à proposer, n’hésitez pas à les mentionner en commentaires.

Valérie Bernard Fondatrice de Gimme Social Web & Le Chemin des Boss

🌟 J’accompagne en priorité les femmes en reconversion qui se lancent dans l’entrepreneuriat. Je les aide à construire leur stratégie digitale et à faire décoller leur nouvelle activité de manière alignée et authentique. Mais vous pouvez aussi me contacter si vous avez de la moustache 😊  

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